“Faça o que puder, com o que você tem, onde estiver.” (Theodore Roosevelt)

Estrutura organizacional é a forma como uma empresa irá se organizar para realizar suas atividades e atender seus clientes.

A departamentalização é a divisão do trabalho em agrupamentos que fazem sentido entre si, dando origem a uma ou mais áreas e a posições de gestão na organização, como por exemplo: diretorias, gerências, etc.

Não há uma estrutura ou departamentalização ideal ou uma regra a ser seguida, tudo dependerá dos objetivos da empresa, do porte da empresa e de como os principais gestores compreendem que a a empresa deva se organizar.

Há 5 tipos mais usuais de estruturas organizacionais:

• Linear
• Funcional
• Mista ou com Linha de Staff
• Por Projetos (projetizada)
• Matricial

Há outros modelos como a estrutura em rede ou proposição de modelos que não possuem estrutura hierárquica alguma, como a Holocracia. Apesar de absolutamente fantásticas as ideias e visão de futuro, elas não serão abordadas aqui devido ao fato das estruturas tradicionais englobarem a grande maioria das pequenas e grandes empresas do Brasil e porque mereceriam de aulas a parte para serem explicadas.

Segue abaixo um detalhamento de cada tipo de estrutura.

Estrutura Linear

É o mais simples e antigo. Sua base é a cadeia de comando.

Este modelo tem como vantagens:

• É uma estrutura simples e clara de se entender;
• Há clara delimitação de responsabilidades;
• Facilidade da comunicação, mais direta;
• Facilidade de implantação;
• Apresenta maior proximidade entre as pessoas;
• Funciona em empresas que estão começando ou muito pequenas.

Mas possui as seguintes desvantagens:

• Para funcionar bem necessita de líderes excepcionais que são sejam autoritários e excessivamente centralizadores;
• Não favorece a colaboração das pessoas;
• Autoridade baseada na hierarquia;
• Quem tem mais poder na estrutura manda;
• Centralização de decisões;
• Tendência a ser uma estrutura rígida e inflexível;
• À medida que a empresa cresce fica insustentável e lenta.

Exemplo de estrutura linear com apenas 1 nível:

Exemplo de estrutura linear com múltiplos níveis onde não se sabe o que cada um faz, apenas quem manda em quem no organograma:

Estrutura Funcional

Na estrutura funcional existe uma divisão da empresa em áreas, departamentos, setores, territórios geográficos, filiais, clientes ou outras variações, mas respeitando o tipo do trabalho ou função que cada agrupamento representa.

Existe portanto uma organização por função, ou seja, funcional. É essa organização que determina quais atividades serão realizadas pelos colaboradores em cada setor, respeitando a hierarquia e com processos bem definidos em cada área.

Este modelo tem como vantagens:

• Tirar o máximo proveito da especialização;
• Redução de custos;
• Uso eficiente de recursos;
• Economia de escala;
• Facilita a coordenação dentro da função;
• Problemas técnicos são melhor solucionados por as pessoas são mais especialistas na área;
• A empresa fica mais descentralizada, porém a centralização acontece por setor.

Mas possui as seguintes desvantagens:

• Dificulta a coordenação geral das ações na empresa pois cada área tem suas iniciativas e ações;
• A visão das pessoas nas áreas fica mais estreita caso o gestor não passe ou comunique;
• Dificulta a ascensão para cargos maiores pois acaba por conhecer mais a área que está e menos a empresa;
• Falhas de comunicação entre as outras áreas;
• Cada área pode ser que trabalhe como se fosse uma empresa à parte;
• As decisões são concentradas no topo se o gestor for autoritário.

Exemplo de estrutura funcional tradicional por áreas:

Exemplo de estrutura funcional por departamentos em uma loja do varejo:

Exemplo de estrutura funcional por linhas de serviço em um hospital:

Exemplo de estrutura funcional por territórios ou geografias dentro da área de vendas:

Exemplo de estrutura funcional por filiais ou franquias:

Exemplo de estrutura funcional de atendimento recorrente (contínuo), a um cliente em especial, com áreas criadas para melhor atendê-lo dado o alto volume de negócios e pessoas envolvido:

Estruturas Mistas ou com Linha de Staff

Estruturas mistas tem como objetivo unir diferentes abordagens a fim de atender diferentes necessidades da empresa.

Geralmente parte-se de uma estruturação funcional que abre possibilidades de atender projetos ou diferentes iniciativas da empresa, podendo ter o que se chama de Linha de Staff, uma área ou pessoas que navegam na estrutura organizacional com papéis que podem variar dependendo do tipo de Staff implementado.

Este modelo tem como vantagens:

• Combinação de diferentes estruturas com ou sem necessidade de ter uma Linha de Staff;
• Pode fornecer uma assessoria especializada ou inovadora, sem tirar a autonomia e autoridade de cada área (autoridade única);
• Possibilidade do Staff fazer um trabalho de padronização entre diferentes áreas da empresa;
• Desonera um pouco os gerentes das áreas caso o Staff faça algum trabalho de apoio, report ou consolidação de informações da área;
• A empresa consegue ter ações melhor coordenadas entre as áreas;
• Permite que as unidades mais acima no organograma tenham uma visão mais aprofundada e “externa” a área onde o Staff vai observar ou aferir.

Mas possui as seguintes desvantagens:

• Possibilidade de conflitos entre as pessoas do Staff e as demais áreas de empresa e vice-versa;
• Manutenção do “equilíbrio” entre áreas e Staff;
• Com um Staff há sensação das áreas de que estão sendo “avaliadas” ou “controladas” o tempo todo;
• Pode acontecer dos líderes de área deixarem de fazer determinadas atividades esperando que quem tenha que fazer é o Staff.

Exemplo de estrutura funcional com Staff podendo navegar e acompanhar projetos, áreas e ações com maior cadência proximidade:

Exemplo de uma estrutura mista com Staff, com diferentes diretorias por áreas sendo que uma delas atua entregando projetos especiais de inovação da empresa. Tais projetos possuem profissionais exclusivos da sua diretoria, sem necessidade de envolvimento de profissionais de outras áreas. O Staff apoia na orquestração do trabalho.

Exemplo de uma estrutura mista desenhada para atender os diferentes processos de uma área de produção, sem necessidade de um Staff. Perceba quem estruturas mistas podem ser utilizadas por diferentes necessidades, neste caso combinar times por processos na cadeia de valor da empresa:

Estruturas por Projetos (projetizada)

Como todo projeto ou programa (um conjunto de projetos), possui um início, um meio e um fim, na estrutura por projetos as equipes são montadas de forma temporal pois existem até que o mesmo seja finalizado (encerrado).

Este modelo tem como vantagens:

• Total autoridade do gerente do projeto para conduzir o projeto dentro da empresa;
• Atendimento mais rápido às demandas do projeto;
• Melhor comunicação entre a equipe do projeto;
• Melhor visão do que acontece no projeto como um todo;
• O time está 100% voltado ao projeto (exceto nos casos onde os profissionais atuem com carga horária reduzida no projeto).

Mas possui as seguintes desvantagens:

• Tendência do time do projeto ganhar uma “vida” profissional apartada da empresa, pois voltam-se inteiramente ao projeto;
• Quando cada projeto começa um time precisa ser mobilizado e nem sempre as pessoas se conhecerem, ou seja, a produtividade inicial geralmente é menor;
• Possibilidade de ociosidade de pessoas caso estas não tenham atividade no projeto ou não estiverem sendo aproveitadas de forma adequada;
• Insegurança das pessoas quando o projeto estiver próximo do final pois o time será desmobilizado e caso não exista outro projeto as pessoas podem ser desligadas em alguns casos;
• Cada projeto utiliza seus processos, ferramentas e forma de trabalho já que pode ter características diversas das demais.

Exemplo de estrutura projetizada com iniciativas (projetos) dentro da de uma área de serviços. Um projeto interno de capacitação de jovens e dois outros projetos para entregar serviços vendidos. Todos com uma data definida de encerramento.

Exemplo de estrutura projetizada do diretor executivo de uma grande empresa com 3 grandes programas da empresa. Cada programa possui diferentes projetos atrelados e o diretor possui um Staff com um Escritório de Projetos que acompanha a execução de todas as iniciativas controlando indicadores de desempenho e melhores práticas metodológicas de gestão dos diferentes gerentes envolvidos:

Estruturas Matriciais

A estrutura matricial é parecida com a estrutura mista, porém neste caso existe o compartilhamento de profissionais e recursos para formar algo híbrido. A estrutura matricial, portanto, é um modelo híbrido onde os profissionais:

• Hora atuam nas suas áreas funcionais;
• Hora podem atuar em projetos específicos conforme a necessidade da empresa.

Neste caso, são criadas equipes de projeto, sob a responsabilidade de gerentes de projetos. Os times podem então pertencer a múltiplos setores criando a diversidade necessária para atingir os objetivos.

No exemplo abaixo foram criados 3 projetos da empresa que são mantidos pelo Escritório de Projetos (Staff), onde cada um deles utiliza pessoas que funcionamente estão em áreas diferentes:

Fonte: Elaborado pelo autor, (BROSE, 2022).

Este modelo tem como vantagens:

• Alta flexibilidade da empresa;
• Maior aproveitamento da capacidade individual das pessoas e das equipes;
• Diminuição da ansiedade das pessoas frente ao encerramento dos projetos dado que voltarão para as suas áreas funcionais;
• Maior participação e representatividade das pessoas em toda a organização;
• Total autoridade do gerente do projeto (dentro dos limites do projeto).

Mas possui as seguintes desvantagens:

• Pessoas que estão nos projetos possuem dupla subordinação. O gerente funcional e o gerente de projetos;
• Requer grande habilidade do gerente do projeto em negociar a liberação das pessoas e negociar prioridades com os gerentes funcionais;
• Responsabilidade das pessoas fica dividida, ou seja, requer alta capacidade de organização das pessoas para trabalhar em várias coisas ao mesmo tempo;
• Desempenho das pessoas reduzido pois o foco estará em mais de uma coisa ao mesmo tempo.

Resumo das Vantagens e Desvantagens

11 Recomendações sobre este conteúdo que todo Líder precisa saber:

1. Não existe estrutura organizacional ideal, existe a que mais se adequa às suas necessidades no momento.
2. Se departamentalizar demais a empresa não trará eficiência. Se departamentalizar de menos também não. É o equilíbrio e o uso adequado dos recursos que dispõe, que vão gerar a eficiência que você espera.
3. Adaptar-se e mudar a estrutura organizacional é importante, mas se mudar o tempo todo, terá problemas.
4. Na maioria das grandes empresas a estrutura matricial é adotada, ou seja, todas as pessoas estão funcionalmente ligadas às suas áreas, mas quando necessário, atuam em projetos ou iniciativas tipicamente estruturantes e de expansão da organização.
5. Tenha atenção ao nomear qualquer profissional que funcionalmente está em uma área, como gerente de projetos de um grande projeto da empresa que exija empenho e dedicação. Dificilmente ele conseguirá trabalhar em tudo com excelência:
   • Ou o projeto não será entregue;
   • Ou ele errará nas formas de fazê-lo: principalmente com as pessoas, com custo acima do esperado ou com falhas de comunicação;
   • Ou funcionalmente ele não conseguirá dar conta de suas atividades esperadas as quais desenvolve na sua área.
6. Não se apegue a estrutura ou área que você está, se apegue ao resultado que precisa ser entregue, não importa onde estiver.
7. Relacione-se e crie conexões positivas com os gestores e líderes das outras áreas da empresa, isso é tão importante quanto relacionar-se bem com seu time.
8. Tenha cuidado ao fazer uma escalação, principalmente do seu superior imediato. Em certos casos isso é absolutamente necessário, mas tenha clareza de que nenhuma pessoa gosta de ser escalada. Antes de fazer isso, procure conversar com seu superior direto e resolver a questão pelo menos 3 vezes antes de escalá-lo. Nunca escale sem procurá-lo anteriormente, exceto em casos de assédio ou abusos justificáveis que infrinjam a conduta de boas relações humanas. Independente da situação, saiba que você pode, antes de escalar um tema, contar com a área de RH da empresa. Este pode ser um caminho.
9. Quando precisar e se for necessário, procure ajuda em outras áreas da empresa. Em todas as organizações há um senso comum de que as pessoas precisam se ajudar se isso não prejudica os demais.
10. A base da pessoa autoritária é o poder. É perda de tempo querer mudar alguém que não percebeu que precisa mudar ou que não quer mudar. Geralmente, um superior autoritário só irá mudar atitudes indesejadas em duas situações:
    • Se ele perceber que continuar agindo assim fará ele perder poder;
    • Se o gestor superior desta pessoa autoritária pedir a mudança sob risco também de perder espaço ou poder.
11. Dificilmente a estrutura linear é utilizada dentro de uma estrutura mista de base funcional, exceto em casos críticos para resolução de problemas muito graves e específicos, como por exemplo uma crise onde diferentes pessoas precisam se unir para resolver um problema. Em casos assim, se determina um responsável e este atua com maior autoridade visando resolver o problema. Quando as pessoas fazem um “mutirão” em uma sala ou virtualmente para resolver um problema isso se chama SALA DE GUERRA ou WAR ROOM.

Artigo #A039