“Não há nada tão inútil quanto fazer com grande eficiência algo que não deveria ser feito.” (Peter Drucker)

“O que não se mede não se gerencia.” (Peter Drucker)

A hierarquia de processos é uma visão verticalizada do nível mais alto (cadeia de valor), para o nível mais baixo (tarefa ou procedimento) dos processos e atividades realizadas por toda empresa. A representação visual da hierarquia de processos pode se dar através do desenho de fluxogramas.

A lógica segue a mesma dos organogramas tradicionais, porém, ao invés de tratar de níveis hierárquicos funcionais ou de lideranças, trata de níveis hierárquicos de processos.

Cada um dos 6 níveis da hierarquia de processos estão vinculados aos 3 níveis de gestão da empresa. A cadeia de valor (N1), por exemplo, é uma ferramenta trabalhada no nível estratégico da empresa, enquanto as tarefas ou procedimentos (N6) são trabalhados no nível operacional.

A definição dos elementos que compõem a hierarquia de processos é dada a seguir:

• Nível 1 – Cadeia de Valor: desenho em mais alto nível que consolida a visão dos macroprocessos organizacionais fruto da estratégia da empresa. Apresenta tanto os macroprocessos primários como o das áreas de apoio da empresa. Geralmente definida no nível estratégico da empresa.
• Nível 2 – Macroprocessos: conjunto de processos executados ordenadamente em uma ou mais áreas através dos quais a empresa cumpre o seu propósito, visão, implementa estratégias e gera valor ao cliente final. Geralmente definido nos níveis estratégico e tático da empresa.
• Nível 3 – Processos: conjunto de atividades padronizadas executadas por pessoas ou máquinas (automação), para atingir os resultados planejados. Geralmente definido no nível tático da empresa.
• Nível 4 – Subprocessos: trata-se de um nível maior de detalhamento dos processos onde pode demonstrar fluxos de trabalho e atividades sequenciais necessárias para execução do processo ao qual está vinculado. Geralmente definido nos níveis tático e operacional da empresa.
• Nível 5 – Atividades: é o conjunto de ações necessárias (tarefas), para cumprir os processos ou subprocessos. As atividades possuem objetivos claramente definidos, bem como resultados esperados. Geralmente definidas nos níveis tático e operacional da empresa e desenvolvidas pelas pessoas no nível operacional.
• Nível 6 – Tarefas ou Procedimentos: último nível de detalhamento das atividades, é um conjunto de passos sequenciais claramente descritos a serem executados. Geralmente definidas nos níveis tático e operacional da empresa e desenvolvidas pelas pessoas no nível operacional.

Exemplo de uma Hierarquia Completa de Processos

Segue abaixo um exemplo de como a hierarquia de processos acontece na prática.

6 Recomendações sobre este conteúdo que todo Líder precisa saber:

1. Compreender a hierarquia de processos é chave para desenhar a forma de operação de uma empresa, área ou equipe.
2. Uma cadeia de valor irá representar os macroprocessos da empresa e eles serão organizados pelos 3 tipos básicos de processos: primários/finalísticos, apoio/suporte e de gestão/gerenciais. Não há regra para isso e cada empresa definirá a forma que melhor expresse a sua realidade.
3. Se você estiver desenhando processos a nível de time, não faz sentido desenhar cadeia de valor. Pense nos macroprocessos da equipe e detalhe deste nível para baixo.
4. Como líder, priorize o mapeamento dos processos mais críticos ou aqueles onde existam mais falhas operacionais.
5. Nem sempre é necessário mapear subprocessos, eles existem caso você sinta necessidade de aprofundar em mais níveis.
6. Proponha ao seu time um trabalho colaborativo de mapeamento e escrita dos processos da equipe. Comece pensando nos macroprocessos, e vá descendo na hierarquia até chegar no nível de atividades e tarefas. Essa será uma ótima forma de identificar oportunidades de melhoria e adequar possíveis desvios.

Artigo #A042