Ter um plano significa ter uma visão do que envolve as ações que precisam ser feitas para atingir determinado resultado.

Quando não se tem um plano definido, não sabemos o que fazer e não conseguimos transmitir ao time e superiores uma visão mais ampla do que envolve o trabalho a ser feito.

Um plano nunca é algo acabado, ou seja, ele sempre estará em constante ajuste, adequação ou melhoria.

Quando chamamos de plano inicial, deixamos claro exatamente isso, que é o pontapé inicial de algo a ser feito, mas que pode ser adaptado e evoluído ao longo do tempo.

À medida que vamos ganhando mais informações com o tempo, melhora-se o plano até deixá-lo o mais próximo possível do que entendemos ser o ideal.

Especificamente no caso de projetos (antes de iniciá-lo), torna-se necessário fazer um planejamento e construir um plano mais aprofundado que dê sustentação ao cálculo de uma estimativa de custo e prazos, tendo em vista o escopo do que precisa ser entregue.

Em linhas gerais, sugiro e recomendo que o plano inicial de trabalho contenha pelo menos:

• Uma definição do PORQUÊ: propósito do trabalho ou time;
• Uma definição aprofundada do COMO: um detalhamento das ações, forma, métodos ou ferramentas que explicam como o time vai realizar o PORQUÊ;
• Uma definição aprofundada do O QUÊ: especificar o produto, serviço e entregas que precisam ser feitas;
• Uma definição de OBJETIVOS e RESULTADOS CHAVE esperados;
• Um detalhamento das linhas gerais do ESCOPO do que precisa ser feito, ou da totalidade do ESCOPO se houver condições de definir;
• Um detalhamento dos RECURSOS necessários para realização das entregas;
• Um detalhamento da VISÃO de TIME necessário com uma definição base de quem faz o quê, ou seja, onde cada um pode melhor ajudar tendo em vista a maturidade, experiência técnica e as capacidades do grupo;
• Definição da ESTRATÉGIA de OPERAÇÃO a ser seguida pelo time, ou seja, a dinâmica de trabalho das pessoas.
• Uma definição de PREMISSAS necessárias para que o trabalho possa iniciado;
• Um mapeamento dos principais RISCOS e sua técnica de resolução: evitar, mitigar ou aceitar o risco.
• Definição de PRAZOS limite de entrega;
• Definição de CUSTOS para realização de tudo que foi planejado.

O plano inicial contendo essas informações deve ser consolidado em dois formatos:

• Um documento texto, onde você terá o plano inicial com todas as informações trabalhadas e que respondem aos pontos sugeridos;
• Uma apresentação, onde você consolidará os principais pontos do plano inicial. Este será o material que você utilizará para apresentar o plano a quem for necessário.

Por se tratar de um plano inicial (preliminar), à medida que você ganhar mais informações ou tiver mais clareza de pontos chave relacionados ao desafio que precisa entregar, revise o plano e promova os ajustes necessários.

Se você precisa chegar até algum lugar, o plano deve mostrar o caminho ao qual você deve seguir.

Como líder, se você não tiver um plano, você não saberá para onde ir e consequentemente não saberá a direção que precisa levar o seu time.

Em resumo, um plano é a consolidação de como colocar em prática e transformar ideias, vontades e desejos em ação.

Quando você tiver que “vender a ideia” e engajar pessoas para seguir uma jornada com você, ter um plano inicial ou não ter um plano inicial de trabalho fará toda diferença.

Ter um plano de trabalho transmitirá segurança a você e aos demais.

Artigo #A135