“Começar é o primeiro passo. Não desistir é o segundo.” (Anônimo)

“Todos nós precisamos de pessoas que nos deem feedback. É assim que melhoramos.” (Bill Gates)

Em feedbacks mais formais, ou seja, aqueles em que o líder chama o colaborador para conversar, recomendo e sugiro seguir 10 passos para garantir que ele seja efetivo.

Não enxergue o passo a passo como uma fórmula fechada. Compreenda-o e adapte-o para a sua situação ou necessidade caso seja necessário.

Sempre que for dar um feedback, seja absolutamente natural, seja quem você é, não mude seu estilo de agir e de ser.

O passo a passo não deve ser aplicado:

• Para feedbacks rápidos do dia a dia;
• Para conversas informais (de corredor);
• Se você estiver em um local inapropriado com outras pessoas por perto;
• Se você não dedicar atenção e tempo de qualidade à pessoa na qual você irá dar o feedback;
• Se você não tiver clareza do contexto, situação ou caso no qual você queira dar um feedback;
• Se você não tiver clareza dos impactos gerais da situação ocorrida;
• Se você não tiver clareza das ações que você espera que a pessoa melhore e evolua.

A partir disso, tenha clareza que todo feedback precisa:

• Ter um contexto (situação ou caso) a ser discutido. Contextualizar significa dar clareza da situação, da ação e do ambiente ao qual ocorreu o fato que motivou você a querer dar um feedback.
• Deixar claro seu impacto positivo ou negativo em direção ao resultado ou desafio que o time precisa atingir;
• Ter ações de melhoria que o colaborador saia da conversa com a missão de melhorar ou evoluir;
• Ter um acordo entre líder e liderado de que as ações discutidas irão acontecer.

Sendo assim, o passo a passo de um feedback formal assertivo que sugiro que você siga 10 passos conforme abaixo:

(PASSO 1)

Seja educado e cumprimente a pessoa como de costume, da forma como você faz no dia a dia.

Não mude sua forma de interagir com a pessoa só porque dará um feedback. Seja absolutamente natural.

(PASSO 2)

Contextualize a situação (fato ou o caso).

Deve ser algo muito breve, mas que dê clareza do tema que você irá falar.

Diga o que aconteceu e o que motiva você ter chamado a pessoa para conversar.

(PASSO 3)

Diga que você quer ouvir a pessoa sobre esse assunto ao qual você contextualizou a situação.

Ouça atentamente a pessoa de forma empática, tentando entender a situação pelo ponto de vista da pessoa.

Faça perguntas para estimular a pessoa a falar mais detalhes, mas não interrompa durante a explicação de uma ideia.

(PASSO 4)

Dê o feedback (aceleração [+] ou ajuste de rota [-]), ou seja, diga com tranquilidade o que precisa ser dito.

Independente da situação, não jogue o seu emocional na conversa (controle suas emoções).

Seja direto (sem enrolação ou necessidade de elogios anteriores), mas com a forma adequada de falar, se expressar, com educação e respeito.

(PASSO 5)

Diga o impacto resultante negativo (ou perda de oportunidade), se o profissional não seguir o feedback.

Para feedbacks evolutivos (ACELERAR): geralmente perder uma oportunidade de melhorar.

Para feedbacks construtivos (AJUSTE DE ROTA): geralmente agravar um problema ou gerar mais problemas.

(PASSO 6)

Diga o impacto resultante negativo (ou perda de oportunidade), para a entrega de resultado que o time precisa fazer, mas também para as pessoas do time como um todo (se for o caso).

(PASSO 7)

Diga o impacto positivo que será gerado caso a pessoa siga o feedback que foi dado.

(PASSO 8)

Deixe claro a AÇÃO de aceleração ou de ajuste de rota que você espera da pessoa. O colaborador não pode ter dúvida ao terminar a conversa da AÇÃO que precisa ser feita.

(PASSO 9)

Certifique-se de que a pessoa entendeu. Pergunte se está claro para ela tudo que foi falado e as ações de melhoria ou evolução esperadas.

(PASSO 10)

Firme um compromisso ou acordo com a pessoa perguntando:

“Posso contar com você então?”
“Estamos combinados que será ?”

Os 10 passos de um feedback assertivo em resumo:

8 Recomendações sobre este conteúdo que todo Líder precisa saber:

1. Desenvolva a confiança dentro do seu time, ela é a melhor aliada para feedbacks de ajuste de rota. Confiança é tudo. Há um abismo entre dar um feedback para alguém que confia em você e dar um feedback para alguém que NÃO confia em você. Quando você constrói um time onde a confiança impera, o feedback é algo natural que emerge sem esforço. As pessoas querem se ajudar e o feedback vira rotina.
2. Feedback é uma troca. Fale, mas OUÇA com atenção plena. Escute o que seu colaborador tem a dizer. Nunca dê um feedback fazendo outra coisa, olhando no celular, preocupado com o horário, etc. Pessoas merecem atenção plena. Se você dar um feedback com a cabeça noutro lugar, seu colaborador perceberá e o resultado será desastroso.
3. Diga o que tem quer dito com clareza e segurança. Seja claro na sua comunicação e diga com segurança o que tem que ser dito. Não enrole. Quanto mais você enrolar, mais tensão você gera na outra pessoa.
4. Não crie estrelinhas ou monstros falando das PESSOAS. Fale sempre dos RESULTADOS das pessoas. Nunca elogie ou fale DA PESSOA como: “Você é ótimo!”, “Tu é o cara!”, “Você faz tudo errado!”, “Você está me decepcionando!”. Ao fazer isso seus colaboradores irão com o tempo perder a humildade ou se desmotivar. O foco sempre é atingir o resultado, então mude a frase para: “Você entregou um baita resultado!”, “A qualidade da sua entrega foi incrível”, “O resultado do que você está entregando está abaixo do que você vinha atingindo.”. Desta forma, seu liderado terá mais vontade de entregar resultado ou melhorar o resultado do que vem entregando, para ganhar mais reconhecimento.
5. Sempre seja natural ao conversar com as pessoas. Imagine-se sendo chamado pelo seu líder para uma reunião só vocês dois. Quando ele começa a falar coisas maravilhosas de você, sem dúvida seus pensamentos vão para: “lá vem bomba… me chamou para falar a sós e está me elogiando, o que ele está querendo?”. Esse tipo de abordagem já não funciona mais. Feedback é no dia a dia, é com transparência e naturalidade. Em casos mais específicos, faça um feedback mais formal com o passo a passo que recomendo. No geral, seja uma pessoa confiável para o seu time e trabalhe o feedback para ser algo natural entre as pessoas, como parte da própria cultura.
6. Seja um ser humano falando com outro ser humano.
7. Encerre o Feedback com uma chamada para ação. Deu feedback para ajustar a rota? Então no final já combine alguma ação que o leve em direção ao propósito e obtenha o comprometimento de que a mensagem está clara. Deu feedback com objetivo de motivar, parabenizar, ou seja, acelerar? Combine alguns próximos passos e agradeça o empenho e CONTRIBUIÇÃO DELE(A) PARA O TODO. Sempre para o Todo.
8. Receber Feedback de ajuste de rota é uma das formas mais rápidas de você evoluir. TAMBÉM esteja aberto a receber feedbacks. Como líder você só receberá feedbacks espontâneos se houver confiança mútua e você tiver abertura com as pessoas. Porém, não significa que você irá receber mesmo tendo tudo isto. Sendo assim, não é feio ou errado para um líder procurar algumas pessoas e perguntar: “Na sua opinião, como posso melhorar?”, “Você acha que eu poderia fazer algo diferente que fosse melhor para o grupo? O que?”. Perguntas como esta geram conexão. Demonstram o quanto você também quer ser um líder melhor.

Artigo #A184