“Simplificar é a chave da comunicação!” (João Antunes)

Existem algumas dicas ou chaves fundamentais que podem minimizar ruídos ou remover diferentes barreiras na comunicação, tanto para quem emite a mensagem como para quem a recebe.

Use palavras fáceis de entender

Falar bem não é falar complicado ou difícil.

Para uma comunicação efetiva o mais importante é a pessoa compreender com clareza a informação.

Quanto mais palavras difíceis ou termos técnicos, mais confusa pode se tornar a sua comunicação para o seu ouvinte.

Adeque a sua forma de comunicar tendo em vista o ouvinte que está diante de você.

Ouça de forma ativa e eficaz

Ouvir é diferente de escutar.

Escutar é apenas deixar o som ou vibrações sonoras entrarem nos nossos ouvidos.

Ouvir é compreender e interpretar o que está sendo dito com atenção à informação que está sendo transmitida.

Pesquisas mostram que uma pessoa média normalmente fala de 125 a 200 palavras por minuto. Já um ouvinte médio pode compreender até 400 palavras por minuto. Perceba portanto que, quando estamos ouvindo, existe tempo livre para que a nossa mente fique divagando enquanto nos colocamos em escuta.

Preencher ou não esse tempo vazio com a atenção noutro lugar é o que diferencia quem realmente ouve de quem apenas escuta.

Faça contato visual

Fazer contato visual durante a comunicação é sinal de respeito e de atenção plena.

Como você se sentiria se reunisse um grupo de pessoas para falar e todos ficassem no celular vendo mensagens ou no laptop respondendo e-mails?

Da mesma forma, em um contexto de trabalho remoto, como você se sentiria se reunisse o seu time para fazer uma reunião e todas as pessoas estivessem com suas câmeras desligadas?

Certamente para quem precisa comunicar, ou seja, enviar a mensagem, nenhuma dessas situações seriam positivas. Todas elas demonstram distanciamento ou desinteresse em maior ou menor proporção.

Podemos sim ouvir apenas com nossos ouvidos, mas para quem comunica, o contato visual com as pessoas modula a forma como se transmite a mensagem, podendo durante a comunicação fazê-la chegar com maior ou menor grau de compreensão.

Faça movimentos e expressões afirmativas

Um bom ouvinte demonstra através de uma comunicação não verbal ou verbal que está compreendendo o que está sendo dito.

Isso pode ser feito balançando a cabeça, com uma expressão facial, com palavras como “ok”, “claro”, “entendi” e assim por diante.

Quando o emissor recebe movimentos ou expressões afirmativas ele sabe que está no caminho certo.

Em contrapartida, quando o emissor não recebe nenhum movimento ou expressão afirmativa, causa-lhe dúvida se de fato as pessoas estão ou não entendendo o que está sendo dito.

Parafraseie quem comunica

Parafrasear significa reafirmar ou interpretar o que a pessoa disse, usando suas próprias palavras (a partir do seu entendimento), para garantir que compreendeu corretamente a mensagem.

Você faz isso começando a falar da seguinte forma:
“O que você quis dizer é que…”
“Deixa eu ver se eu entendi, o que você disse foi que…”

Essa é uma das mais poderosas ferramentas de compreensão da comunicação.

Quando o receptor tenta repetir a partir do seu entendimento, ele está:
Genuinamente interessado em garantir que entendeu o que foi comunicado;
Demonstra que está atento ao que estava sendo dito;
Que busca o entendimento correto e;
Que está preocupado em garantir a exatidão na informação.

Faça perguntas

Quem faz perguntas geralmente está mais atento, interessado ou preocupado em compreender corretamente o que foi dito.

Um ouvinte eficiente analisa o que escuta e faz perguntas se entender que é necessário, sem ter medo ou receio de fazê-las caso precise.

Respostas a perguntas fornece esclarecimento, garante entendimento, remove objeções e assegura a quem fala que o receptor está efetivamente ouvindo.

Evite distrações

Distração é tudo que rouba atenção da pessoa que está comunicando algo.

Isto envolve processos mentais, imaginações, falar com outras pessoas, ouvir música, mexer no celular, olhar o relógio, mexer em papéis, etc.

Se o receptor está distraído (não importa a forma), certamente não irá captar 100% da informação que está sendo transmitida.

Não fale demais

Como diz o ditado, “se temos dois ouvidos e uma boca, é porque precisamos ouvir mais do que falar”.

Em uma comunicação, não queira tomar conta da conversa ou da reunião. Esteja atento e ouça as pessoas.

Busque a eficiência ao falar, ou seja, fale menos e seja assertivo no que você diz.

Agora perceba, não falar demais é diferente de não falar (ficar quieto). Deixe sua marca, fale, pergunte, tire suas dúvidas, dê sua opinião, participe, mas faça isso com equilíbrio, objetividade e eficiência.

Não interrompa quem fala

Não interromper a outra pessoa enquanto ela fala é educação.

Durante uma comunicação, deixe a outra pessoa terminar para você falar e trazer suas considerações.

Não tente adivinhar o que a outra pessoa quis dizer, deixe-a ir até o fim sem interromper.

Quanto temos domínio sobre um tema que outra pessoa fala, ficamos ansiosos por dar a nossa contribuição e este é o gatilho que precisamos evitar esperando a nossa vez.

Sinalize que você quer falar e aguarde ser chamado ou ter a sua vez.

Faça transições de papel (quem fala e quem ouve)

Uma palestra tem apenas uma via: uma pessoa comunica e a outra ouve.

Já uma conversa tem duas vias: o receptor ouve, mas pode também falar.

Para uma comunicação entre duas ou mais pessoas ser eficaz ela não poder ter o estilo de uma palestra (uma via), as pessoas precisam interagir.

Fazemos isso transicionando o nosso papel de quem ouve, para quem fala, retornando para quem ouve e assim por diante.

Transições de papel precisam ser sutis e nas horas certas, cuidando para não interromper o raciocínio de outras pessoas.

Caso você interrompa sem querer, na mesma hora diga “desculpas, lhe interrompi, pode proceguir”. Esta é uma maneira educada de demonstrar que você se deu conta e retomar um diálogo de forma gentil.

Artigo #A204