“A maioria das pessoas não planeja fracassar, mas fracassa por não planejar.” (John L. Beckley)

“Antes de começar, é preciso um plano, e depois de planejar, é preciso execução imediata.” (Sêneca)

Visão Geral

• Objetivo: definir objetivo, resultados esperados, o que será feito pelo time e quem faz o que para iniciar o ciclo.
• Quando: a cada início de ciclo como sendo a primeira ação do time no ciclo.
• Periodicidade: 1 vez por ciclo.
• Duração máxima sugerida: 2 horas.
• Participantes: todo o time + cliente (se aplicável).

Detalhamento do Encontro

Planejar o ciclo significa determinar qual é o objetivo e os resultados que devem ser entregues pelo time dentro do ciclo, ou seja, dentro do período de tempo que você definiu.

A primeira ação do time em um novo ciclo será o planejamento. Em um time, o planejamento é uma tarefa conjunta de todos do time, não apenas do líder.

O Líder é um facilitador deste processo, é quem apresenta tudo que é esperado pela empresa e quem prioriza as diferentes atividades do grupo.

Caso o time esteja atendendo entregas de um projeto diretamente para um cliente, este obrigatoriamente deve participar do planejamento do ciclo para definir e priorizar o que ele espera que seja entregue pelo time.

O que considerar no Planejamento do Ciclo

No planejamento, cabe ao time compreender a necessidade da empresa e estimar o que dá e o que não dá para fazer dentro do ciclo.

Para isso, deve-se em linhas gerais:

• Compreender quais atividades e ações devem ser realizadas para que o objetivo e resultados do ciclo sejam atingidos;
• Estimar a duração de execução das atividades;
• Definir quem faz o que e quando;
• Definir a estratégia de execução;
• Compreender os riscos envolvidos;
• Ter clareza se o time possui em mãos tudo que precisa para poder trabalhar;
• Compreender se há dependência de pessoas fora do time ou outras empresas, parceiros ou fornecedores;
• Compreender como o líder pode melhor ajudar o time e quais impedimentos iniciais existem para começar o trabalho;
• Se há necessidade de alguma aquisição, compra, etc;

Como recomendação, trabalhe para a cada ciclo diminuir o tempo necessário para uma reunião de planejamento. Idealmente, procure fazer a reunião em no máximo 2 horas.

Registre tudo que ficou acordado ser feito da forma como preferir, documento, post-its, planilha, um KANBAN, enfim, da forma como fizer mais sentido para o seu time.

Saia da reunião com os próximos passos claramente definidos com o time.

Quando a reunião encerrar todos precisam ter clareza do que fazer já logo na sequência. Não pode haver dúvida.

Artigo #A150