“Nada é menos produtivo do que tornar eficiente algo que nem deveria ser feito.” (Peter Drucker)

De forma geral, em uma visão resumida, uma empresa ou organização é composta por 3 grandes frentes ou grupos de atividades voltadas para:

• Crescer e Expandir o Negócio: envolve as áreas e funções de inteligência estratégica e vendas para realizar o propósito e a visão da empresa.
• Administrar e Sustentar o Negócio: mantém a empresa funcionando suportando as outras duas frentes da empresa.
• Produzir e Entregar os Produtos e Serviços do Negócio: cria e mantém os produtos e serviços da empresa, envolvendo a pesquisa, produção e distribuição.

Não existem empresas privadas que não tenham, no mínimo, essas 3 grandes frentes de atividades.

Grandes empresas possuem diferentes áreas, unidades ou empresas terceirizadas responsáveis por garantir que todas as 3 frentes sejam atendidas.

Empresas menores possuem pessoas que assumem múltiplos “chapéus” cumprindo atividades que por exemplo, podem envolver vendas, marketing, administrativo e financeiro.

Não há regra para estruturação, tudo dependerá da necessidade da empresa e do seu porte. A tendência é que a medida que a empresa cresce, uma melhor estruturação e departamentalização torne-se necessária.

De forma a abranger grande parte das áreas encontradas em empresas de diferentes segmentos, sem a intenção de esgotar as áreas existentes bem como suas subáreas como por exemplo:

• o Departamento Pessoal dentro do RH;
• a Contabilidade dentro do Financeiro;
• a área de Facilities dentro do Administrativo;
• entre outros,

segue abaixo um breve detalhamento do cada área é responsável conforme a distribuição nas 3 frentes apresentadas na figura anterior.

Como a decisão de quais processos e atividades cada área será responsável cabe a estratégia em particular de cada empresa, sutis variações das responsabilidades descritas podem ocorrer.

Frente: Administrar e sustentar o negócio

Financeiro

A função do Financeiro é garantir recursos para que a empresa possa cumprir seus objetivos, mantendo-se ativa, competitiva e garantindo lucros imediatos e de longo prazo.

Contabilidade, tesouraria, investimentos e riscos, gestão de contas e impostos, planejamento financeiro e a divulgação de resultados são algumas de suas atribuições típicas.

Administrativo

O Administrativo é responsável pelo planejamento e gestão das atividades internas ou chamadas como o próprio nome diz “administrativas” da empresa.

A área cuida das sedes da empresa, do secretariado, questões gerais que envolvem despesas ou reembolsos de viagens, e dependendo do porte da empresa pode englobar outras áreas essenciais da administração em geral, como o setor de recursos humanos e o financeiro.

Compras

A área de Compras é responsável por adquirir (comprar), todos os insumos e serviços necessários para manter a operação da empresa funcionando.

Pode envolver a compra de matéria-prima para produzir, de adquirir produtos para revender, a negociação de preços e prazos com fornecedores, entre outros.

Jurídico

No Jurídico são feitas as análises dos contratos firmados e a proposição de adequações para os diferentes tipos de questões da empresa, orientações legais, análise de editais, licitações e a representação da empresa em ações diversas são algumas de suas atribuições típicas.

Questões que envolvem Compliance e a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), são temas onde o jurídico também tem amplo envolvimento na organização.

Recursos Humanos (RH)

O Recursos Humanos ou o chamado RH é responsável por diferentes temas que envolvem a temática de pessoas.

Entre os temas podem envolver o recrutamento e seleção, o onboarding de novos colaboradores, o departamento pessoal, os processos de admissão e desligamentos, desenvolver ações organizacionais, trabalhar temáticas como diversidade e inclusão, treinamentos e suportar as outras áreas através do acompanhamento de pessoal, entre outros.

O RH também tem um importante papel em questões que envolvem soluções para conflitos, políticas diversas que podem envolver planos de carreira, benefícios e avaliação de desempenho.

Tecnologia da Informação e Infraestrutura

A área de TI e Infraestrutura é responsável pela implantação e sustentação de diferentes tipos de tecnologias da organização, incluindo tanto hardwares quanto softwares.

Contratos de licenciamento de aplicativos ou fornecedores de equipamentos geralmente são geridos pela área de TI.

O suporte às áreas internas da empresa, resolução de problemas gerais com equipamentos, ajudar os demais colaboradores com dúvidas sobre operação do computador, manter os diferentes servidores e banco de dados da empresa, garantir aplicação de regras de segurança e permissão de usuários, administrar e-mails, rede, conexões wi-fi e integração de equipamentos nas diferentes sedes da empresa também são atribuições da área de tecnologia.

Suporte ao Cliente

A área de Suporte ao Cliente é responsável por resolver as dificuldades dos clientes de modo que eles se sintam satisfeitos no uso do produto ou serviço e no relacionamento com a sua empresa em uma visão mais ampla.

Para causar a chamada “boa impressão”, o suporte precisa ser realizado da melhor maneira possível, de forma ágil, direta e com qualidade.

É fundamental que o suporte ao cliente seja oferecido em todo processo de venda, incluindo o antes, o durante e o depois da compra.

Frente: Crescer e expandir o negócio

Planejamento e Estratégia

A área de Planejamento e Estratégia tem atribuições como as de traçar planos, metas para o negócio e acompanhar sua execução.

Pode envolver desenvolver ações voltadas ao planejamento estratégico, implantação e acompanhamento de indicadores, SLAs, KPIs ou OKRs com objetivo de verificar o cumprimento e desdobramento da estratégia organizacional.

Em algumas empresas apresenta-se com uma Staff da presidência e diretoria, podendo exercer também a função de um escritório de projetos e/ou fazer a gestão do portfólio de programas e projetos institucionais e organizacionais da empresa.

Vendas

A área de Vendas ou o Comercial é responsável pelo fechamento de novos negócios e a expansão através da venda dos produtos e serviços da empresa.

Trabalha de forma muito estreita com a área de marketing promovendo ações voltadas à geração e expansão de receitas para a empresa.

Vendas tem como uma de suas principais atribuições cuidar do cliente, ou seja, ter proximidade para compreendê-los e dentro do possível satisfazer suas necessidades, visando suportar negócios já realizados ou com objetivo da recompra (novas vendas).

Marketing

O Marketing é responsável entre tantas atribuições, por apoiar a empresa estrategicamente no que diz respeito ao conhecimento de novos mercados consumidores, nos processos de vendas de produtos e serviços com peças publicitárias, presença em redes sociais, participação em eventos, entre outros.

A área de Marketing possui estreita relação com vendas e o board executivo da empresa, pois todo o posicionamento estratégico da empresa e seu relacionamento através de ações com o cliente passa por como a imagem da empresa será refletida para quem está fora da empresa, ou seja, isso é marketing.

É no Marketing também onde se trabalha toda comunicação da empresa com o mercado, isto inclui o branding da empresa, ou seja, a marca, slogans, vídeos institucionais e o relacionamento com parceiros estratégicos.

Ações internas com colaboradores também são trabalhadas pelo Marketing, ou seja, também é necessário que a marca empregadora seja “vendida” para dentro da empresa, o que envolve ações junto com a área de Recursos Humanos.

Inteligência, Dados e Analytics

A área de Inteligência, Dados e Analytics é a responsável por manter, capturar e explorar diferentes dados do negócio com objetivo de gerar informação útil para suportar executivos e gestores na tomada de decisões, e nos diferentes momentos onde informações estratégicas se façam necessárias.

Utiliza-se de forma intensiva de diferentes técnicas presentes na Ciência de Dados como análises estatísticas, projeções, tendências, linguagens de programação, métodos de visualização de dados, dashboards, cockpits, redes neurais e até mesmo inteligência artificial para suportar todas as demais áreas da organização.

A partir dos dados disponíveis a área pode estruturar sistemas analíticos específicos da organização como Business Analytics, People Analytics, Talent Analytics, entre outros.

Frente: Produzir e entregar os produtos e serviços do negócio

Pesquisa e Desenvolvimento de Produtos e Serviços

A área de Pesquisa e Desenvolvimento (P&D) tem como responsabilidade a criação de novos produtos e/ou serviços, bem como o aprimoramento dos já existentes.

Médias e grandes empresas tipicamente possuem áreas específicas para isto, mas não é uma regra. É muito comum também que o desenvolvimento do que a empresa irá vender seja feito por pessoas chave da empresa onde o processo inicia através de brainstormings e/ou percepção de oportunidades de negócios.

Tipicamente o P&D envolve profissionais de engenharia, técnicos ou especialistas nas áreas fim da empresa.

Produção

A Produção da empresa é responsável pela criação ou fabricação do que a empresa vai vender ou que já vendeu.

Na produção, existem diferentes questões a serem trabalhadas como o planejamento de produção, a minimização de custos de produção, a garantia de qualidade, a produtividade da produção, entre outros.

Em empresas de prestação de serviços, a produção é a realização do serviço em si, obedecendo os padrões de qualidade definidos.

Estoque

O Estoque é uma área chave das empresas e geralmente está vinculada ao Administrativo.

Tipicamente empresas que comercializam produtos ou que desenvolvem produtos físicos, possuem áreas de estoque para armazenagem de insumos, peças ou dos produtos fabricados. Em empresas de prestação de serviços, o estoque é geralmente feito apenas para manter a própria empresa, não necessitando de uma área específica.

A área de Estoque controla e evita tanto a falta de materiais bem como excessos:
Falta de material pode gerar atraso nas entregas, mão de obra ociosa, maquinário ocioso, o que prejudica a imagem da empresa impactando as vendas.
O excesso de materiais estocados acabam gerando aumento dos custos de armazenagem, o material torna-se obsoleto, depreciação e como consequência o prejuízo.

Qualidade e Processos

A área de Qualidade e/ou Processos têm diferentes responsabilidades que podem ir desde a testagem e verificação de produtos, até a criação e padronização de processos organizacionais.

O principal resultado da área são ações que permitem a melhoria de processos, produtos e serviços, garantindo a satisfação das necessidades e expectativas dos clientes tanto internos como externos.

Realizar a garantia de qualidade de processos, produtos e serviços é essencial para o crescimento e desenvolvimento de uma organização eficiente, além de contribuir diretamente para que a empresa seja competitiva em relação aos seus concorrentes.

Operação

A Operação é uma área que pode agregar diferentes outros departamentos da empresa como a produção, qualidade, processos, logística, P&D, entre outros.

Ela é responsável pela excelência dos processos operacionais, pela gestão estratégica e operacional, pela gestão da rotina de operações e entregas de produtos e serviços, pela análise de atividades quanto à qualidade e cumprimento de prazos, a gestão do desperdício na produção, pela prestação de serviços, pelo desenvolvimento da melhoria contínua, entre outros.

Logística e Distribuição

A área de Logística e Distribuição é responsável por inúmeras atividades que podem ser compreendidas como o fluxo de atividades que viabiliza a entrega de mercadorias e produtos aos clientes dentro do prazo acordado.

Uma logística mal feita, pode impactar diretamente a rentabilidade do negócio. Sendo assim, trata-se assim como as outras de uma área chave nas empresas.

11 Recomendações sobre este conteúdo que todo Líder precisa saber:

1. A estruturação das áreas da empresa sempre se dá de acordo com a necessidade do negócio.
2. Líderes precisam construir relacionamento com todas as áreas da empresa. Quanto mais áreas e mais pessoas você conhecer em diferentes setores, mas eles podem lhe suportar quando necessário.
3. É uma responsabilidade do líder conhecer o fluxo operacional da empresa, compreender como a empresa funciona. Sendo assim, procure pessoas com posição de liderança nas diferentes áreas e peça para lhe explicarem de maneira geral o que a área faz e quais são seus principais processos.
4. Liderança e gestão são habilidades que podem ser exercidas em diferentes áreas da empresa. Sendo assim, um bom líder pode ter oportunidades em diferentes posições no negócio. O que irá determinar a área, é o conhecimento que você possui daquele setor. Quanto mais você conhecer uma área e ser um bom líder, mais você terá espaço e possibilidades de crescimento.
5. Empresas que estão começando, é comum que uma mesma pessoa faça diferentes papéis na organização. Uma mesma pessoa pode fazer por exemplo, o administrativo, o financeiro e o RH. Outras podem ser responsáveis pela produção e a venda. Isso vai variar de empresa para empresa.
6. Como líder, demonstre-se sempre aberto a ajudar as outras áreas desde que isso não impacte você a fazer o seu trabalho. Quanto mais você ajudar os outros, mais você será ajudado.
7. Se você identificar uma oportunidade de melhoria em alguma área que não seja a sua, procure o responsável pela área e converse, sugira o que pode ser melhorado, nunca deixe de propor coisas que possam ajudar a empresa como um todo. Quanto mais você fizer isso, mais percebido você será e melhor será a reputação que irá construir.
8. Aprenda o nome das pessoas das outras áreas e sempre chame-as pelo primeiro nome. É importante que as pessoas percebam que você sabe quem elas são e que lembra delas.
9. As pessoas da sua área ou das outras áreas que possuem a mesma posição hierárquica na empresa que a sua são chamadas de “pares”, ou seja, se você é um coordenador, os outros coordenadores da sua área ou das demais áreas são seus “pares”.
10. Como líder, crie laços estreitos com os seus pares. Quando um grupo de pares se une, ganha força para influenciar os gestores superiores da organização.
11. Como líder, tenha visão de quais são os indicadores de desempenho das outras áreas da empresa, não apenas da sua. Quando você compreende como cada área é “medida” ou “avaliada”, você sabe como todos naquela área vão se comportar. “Diga-me como me medes e eu te direi como me comportarei” (Eliyahu M. Goldratt)

Artigo #A037