“Quando nós entramos em um novo projeto, nós acreditamos nele do começo ao fim. Nós confiamos na nossa habilidade de fazê-lo da maneira certa.” (Walt Disney)

Todas as empresas desenvolvem projetos ou iniciativas internas ou externas junto com parceiros, fornecedores ou atendendo clientes.

Dentro da organização, cada área pode possuir seus próprios projetos visando implementar algo para a si mesma, ou desenvolver projetos corporativos utilizando-se de pessoas que atuam em diferentes áreas, no modelo de estrutura organizacional matricial.

Todos os projetos também possuem processos que norteiam as principais atividades que precisam ser desenvolvidas. Os diferentes processos podem variar dependendo dos macroprocessos definidos como por exemplo:

• Gestão do escopo/requisitos do projeto;
• Gestão de recursos humanos do projeto;
• Gestão de riscos do projeto;
• Gestão do orçamento do projeto;
• Gestão de fornecedores do projeto;
• entre outros.

Características dos Projetos

Projetos possuem características especiais que formam o que eles representam:

Um projeto de forma geral possui as seguintes características:

1. É único. Nunca o resultado de um projeto será inteiramente igual a outro mesmo que se tenha que fazer a mesma coisa;
2. Tem início e fim definidos. Projetos têm uma data determinada para encerrar. Não é algo contínuo, sem fim;
3. É progressivamente desenvolvido. À medida que o projeto avança ele vai sendo gradualmente trabalhado e desenvolvido.
4. Tem recursos limitados. Quando o projeto inicia são alocados os recursos planejados, sabendo que há um orçamento financeiro limite que não pode ser ultrapassado.
5. Tem um objetivo claro. Todo projeto tem um objetivo a ser alcançado. Quando o time atinge esse objetivo, ele é finalizado e os recursos utilizados são desmobilizados.
6. É executado por pessoas. Partes de um projeto podem ser automatizadas, mas no geral é feito artesanalmente por pessoas e seus esforços.
7. Possui um orçamento definido. Há um limite financeiro para o projeto. Caso ultrapasse, o projeto vai gerar prejuízo frente ao planejado.
8. Possui um escopo do que precisa ser feito. A duração do projeto, bem como sua data de entrega são determinados a partir de um conjunto de requisitos ou atividades que precisam ser entregues, isto se chama escopo.
9. Lida com incertezas e riscos. Todo projeto a riscos e incertezas, isso faz parte da natureza dos projetos.

Os 4 Principais Elementos de um Projeto

Os 4 principais elementos que compõe todos os projetos e iniciativas são:

• Escopo/Requisitos: O que precisa ser feito no projeto?
• Custo/Investimento: Qual o custo financeiro para fazer o projeto?
• Prazo/Tempo: Quanto tempo o projeto vai durar? Que data ele estará pronto?
• Qualidade: é o resultado atingido com a partir da relação entre o Escopo, Custo e o Tempo.

Escopo/Requisitos

O escopo são os requisitos do projeto que precisam ser atendidos, o resultado final que se espera ou o que o projeto precisa produzir quando chegar ao seu final.

É o escopo do que precisa ser feito que definirá o custo (para fazer), e o prazo para entregá-lo (duração).

Se o escopo muda com o tempo, o custo e o prazo também mudam, para mais ou para menos.

Custo/Investimento

Custo não significa apenas dinheiro, mas também esforço, dedicação das pessoas e recursos diversos necessários para conclusão do projeto.

A composição de um custo pode envolver o número de pessoas necessárias para entregar o projeto, os equipamentos, os insumos, as matérias primas, o envolvimento de fornecedores, parceiros, despesas diversas de pessoal, hora extra, entre outros.

Se o custo total para fazer um projeto for alto, mas o cliente ou patrocinador quiser investir pouco dinheiro, isso pode impactar a duração do projeto, a qualidade ou a quantidade de requisitos dentro do escopo que poderão ou não ser atendidos com a verba que se tem.

Prazo/Tempo

Está associado com o esforço (em horas), para se entregar um projeto e a duração que o projeto vai levar, ou seja, em que data ele será finalizado (prazo de entrega final).

Teoricamente quanto mais pessoas participando do projeto, menos tempo ele vai durar, porém o custo é maior. Poucas pessoas no projeto reduzem o custo, mas o projeto pode levar mais tempo do que o desejado.

As dependências e relações existentes entre os requisitos de um projeto (escopo), pode ser um impeditivo para conseguir reduzir o prazo de entrega mesmo colocando mais pessoas.

Qualidade

Em um projeto, está diretamente relacionada com a relação entre:

• O escopo: quanto mais o escopo for conhecido, melhor;
• O custo: quanto mais investimento se tem para fazer o projeto, melhor;
• O tempo: quanto mais tempo se tem para fazer o projeto, melhor;

Na prática, geralmente:

• O escopo não é totalmente conhecido
• O investimento financeiro para executar o projeto é aquém do esperado e;
• O tempo para entregar o projeto é muito escasso, sempre se quer o mais rápido possível.

O Triângulo das Restrições em Projetos

O triângulo das restrições é a relação entre os elementos: escopo, custo, prazo. É o balanço desses 3 pontos que impactará na qualidade do projeto.

Geralmente o cliente ou patrocinador (assim como todos nós), sempre vai querer obter o maior número de benefícios possível, ou seja, procura-se algo bom, barato e rápido.

Na lógica de entrega de um projeto ou na prestação de um serviço, dificilmente vai se conseguir as 3 coisas, geralmente uma delas será impactada.

Fonte: Imagem com autor desconhecido.

O triângulo das restrições diz respeito exatamente a este ponto, as combinações entre o escopo, custo e prazo para que se consiga atingir a expectativa do cliente ou patrocinador do projeto.

Segundo o triângulo das restrições na gestão de projetos:

• Para aumentar escopo, você precisa aumentar o custo e/ou o prazo;
• Para diminuir o prazo, você precisa aumentar o custo e/ou reduzir o escopo;
• Para diminuir o custo, você precisa reduzir o escopo.

Não é possível, você aumentar o escopo, reduzindo o custo e o prazo.

Para fazer mais do que é esperado, você precisará de mais pessoas ou recursos (insumos, equipamentos, matéria prima, etc), e consequentemente será mais caro e/ou mais demorado para ser entregue.

O triângulo das restrições tipicamente acontece quando a abordagem ou o método de entrega é tradicional, ou seja, o que se chama de Projeto Fechado, quando escopo, prazo e custos precisam ser determinados antes do projeto iniciar.

Abordagem de Método de Entrega do Projeto

Dependendo do método a ser utilizado para desenvolver e entregar o projeto, a forma como se enxerga os 4 principais elementos pode variar.

Duas abordagens tipicamente são utilizadas:

• Método Tradicional ou Projeto Fechado
• Métodos Ágeis

Segue abaixo suas as características principais.

Método Tradicional ou Projeto Fechado

• Parte-se do princípio que o projeto não pode ter mudanças ou que terá o mínimo de mudanças possível, onde o escopo precisa ser conhecido antecipadamente.
• As relações entre os 4 elementos são mais rígidas e mudanças no projeto requerem negociação de acordos ou contratos.
• Requer um planejamento antecipado de tudo que vai acontecer para que seja possível definir um valor total do investimento para o projeto, assim como uma data de entrega.

Métodos Ágeis

• Parte-se do princípio de que existem complexidades e incertezas no projeto e que ele será desenvolvido ao mesmo tempo que o escopo vai sendo conhecido e definido.
• As relações entre os 4 elementos são mais flexíveis e geralmente o cliente ou patrocinador está mais envolvido junto com o time de entrega do projeto.
• Não se tem um valor total de investimento definido de forma fixa, nem uma data de entrega final. O conceito é ir desenvolvendo o projeto de forma dinâmica tendo um investimento mensal para manter o time trabalhando.

Em 1997 Schwaber publicou em seu primeiro artigo sobre o método ágil SCRUM,\ uma relação entre probabilidade de sucesso de um projeto tradicional e a complexidade nele envolvido. Quanto maior for a complexidade do projeto, menor será a sua probabilidade de sucesso.

Considerando esta, entre outras justificativas apresentadas pelo autor, ele cria o método ágil SCRUM como uma alternativa de framework para o desenvolvimento ágil de projetos.

7 Recomendações sobre este conteúdo que todo Líder precisa saber:

1. Gestão de projetos é algo que se aprende com o tempo, começando por projetos e iniciativas menores para gradualmente ir assumindo projetos maiores e mais complexos.
2. Gerenciar projetos requer uma habilidade ímpar de lidar com adversidades, com imprevistos, tomar decisões difíceis, saber priorizar, compreender e gerenciar expectativas de todas as partes envolvidas, entre outros.
3. Projetos estratégicos, desafiadores ou com muitos riscos requerem um gerente de projetos dedicado no projeto. Iniciativas ou projetos menores, sem muitos riscos ou impactos financeiros podem utilizar gerentes com uma dedicação de horas menor.
4. A composição e a formação do time são chave para conseguir entregar um projeto dentro do prazo, custo e com o nível de qualidade exigido. Fazer um bom planejamento e compreender exatamente que tipo de profissional você precisa é crucial para o sucesso.
5. O triângulo das restrições é fundamental para compreender a dinâmica de projetos desenvolvidos através da abordagem tradicional (projeto fechado). O conhecimento deste tema é essencial para toda liderança que se envolve com o planejamento e a negociação de projetos seja com clientes internos como externos.
6. Nem todas as empresas e suas lideranças estão preparadas e possuem o mindset adequado para trabalhar como o desenvolvimento de projetos utilizando métodos ágeis. Entregar um projeto utilizando essa abordagem, requer um alinhamento e treinamento prévio de todos os envolvidos no projeto, não apenas o time, mas também o cliente e patrocinadores.
7. Os principais problemas que ocorrem em projetos desenvolvidos com a abordagem tradicional (projeto projeto), são:
   • Não fazer um bom planejamento do projeto antes de iniciá-lo;
   • Não ter um escopo/requisitos claramente definidos;
   • Estimar de forma errada a duração do projeto e o número de horas de envolvimento das pessoas necessárias para entrega;
   • Não ter um escopo/requisitos com um nível de entendimento adequado para que se consiga fazer uma boa orçamentação do custo de execução;
   • Não ter um orçamento financeiro adequado para execução do projeto considerando adicionalmente uma reserva gerencial (buffer);
   • Começar um projeto com pessoas a menos ou recursos em falta;
   • Não negociar o envolvimento das pessoas de forma a garantir a participação dos mesmos;
   • Não ter um cronograma de trabalho adequado e que considere as dependências e durações de atividades a um nível que dê clareza ao time das expectativas do que se espera de cada um;
   • Não alinhar com o time o planejamento, objetivos e o que precisa ser entregue ao longo do tempo;
   • Não manter alinhamentos constantes com o cliente final. Se você envolver o cliente apenas no início e no final terá problemas;
   • Não ter claramente definido um processo de gestão de mudanças;
   • Não estar aberto a ouvir as pessoas e se preciso mudar os planos de forma a garantir a entrega final. Lembrando que toda mudança precisa ser aprovada e se necessário negociada;
   • Não saber lidar com a incerteza;
   • Não fazer uma boa gestão de riscos.
   • Não manter um bom alinhamento do projeto e sua evolução com o patrocinador do projeto.

Artigo #A044