“Todas as diretrizes são resultados de um planejamento e todo planejamento é resultado de sonhos.” (Flávio Augusto)

Para o bom funcionamento de uma organização ou para execução do trabalho dentro do que é esperado pela empresa, é fundamental que existam diretrizes, regras e formas de fazer as coisas, estando expressas respectivamente em políticas, normas e procedimentos.

Manifestos não são necessários para uma organização, mas exprimem uma forma de pensar sobre as quais pessoas podem ou não se identificar. Sendo assim, manifestos podem influenciar diretamente a cultura organizacional da empresa caso muitas pessoas pensem da mesma forma.

Quando as empresas definem políticas, normas e procedimentos, por trás geralmente esperam a boa conduta e a segurança dos colaboradores, a criação de produtos de qualidade e que as ações das pessoas estejam em linha com o que é idealizado pelo nível Estratégico da organização.

É como se fossem os “mandamentos” do que é esperado, do que pode e do que não pode ser feito na empresa. Porém, atente-se ao fato de que apenas ter tudo escrito, publicado e divulgado não garante que as diretrizes serão ouvidas ou que as regras serão cumpridas. Seguir ou não é uma decisão de cada colaborador.

Políticas

Segundo a ISO 9000:2015, políticas organizacionais são as intenções e direção de uma organização expressos formalmente pela alta direção.

As políticas geralmente são documentos que estabelecem as diretrizes que se aplicam em uma organização e que ajudam a direcioná-la na direção de seus objetivos.

Políticas dão o norte para as ações da organização e servem como referência para o estabelecimento de normas e procedimentos. Nenhuma norma ou procedimento pode passar por cima de uma política organizacional, assim como nenhum colaborador deveria infringir o que é esperado nas políticas da empresa.

Geralmente uma empresa possui diretrizes em uma política geral da organização e outras políticas específicas por área onde se fizer necessário como: segurança do trabalho, qualidade, meio ambiente, entre outras.

Políticas estão diretamente relacionadas com a cultura organizacional da empresa e obrigatoriamente precisam estar em harmonia com o propósito, visão e valores da organização.

Normas

Normas são regras que obrigatoriamente devem ser respeitadas na empresa.

Assim como as políticas, as normas internas são criadas nos níveis Estratégico e Tático, mas sempre precisam de aprovação de alçadas no nível Estratégico, por se tratarem de pontos fundamentais que dizem respeito a toda organização.

Empresas também podem adotar normas de mercado como, por exemplo, a ISO 9001:2015 que designa normas técnicas de gestão da qualidade para empresas em geral, não importando o seu tipo ou dimensão.

Da mesma forma, institutos específicos como o INMETRO no Brasil podem aferir em diferentes produtos a utilização de normas técnicas pré-estabelecidas e necessárias para que o produto possa ser comercializado sem risco de utilização ou para saúde da população.

Normas são importantes pois determinam, por exemplo:

• Características desejáveis e esperadas de produtos;
• Padrões técnicos exigidos;
• Formas esperadas de como prestar os serviços;
• Comportamentos esperados das pessoas para diferentes fins ou áreas em que atuam.

Exemplos de normas internas de uma empresa:

• Proibido o acesso e consumo de bebida alcoólicas no interior da organização;
• Velocidade máxima permitida no interior da organização é de 25km/h;
• Todo visitante para entrar na empresa deve ser identificado na portaria e ser acompanhado, em tempo integral, por um colaborador responsável.
• No interior da empresa é obrigatório a utilização de crachá de identificação;

Procedimentos

De acordo com a ISO 9000:2015, um procedimento é uma forma específica de executar uma atividade ou processo, que pode ser documentada ou não.

Sendo assim, os procedimentos tratam do conjunto de ações ou atividades, que permitem realizar um trabalho de forma correta para atingir um objetivo proposto.

Procedimentos geralmente são descritos como um grupo de tarefas e estão presentes nos diferentes processos da empresa. Como cada área possui processos próprios, cada área também possui procedimentos próprios.

Manifestos

Um manifesto é uma descrição dissertativa e geralmente persuasiva, podendo ter cunho político, cultural ou social, que visa expressar um ponto de vista de uma ou mais pessoas, com intuito de sensibilizar e divulgar ideias as quais as pessoas possam se identificar.

Manifestos podem ser criados dentro de uma empresa ou podem vir de fora da empresa.

Exemplo: na área de tecnologia da informação, muitas pessoas se consideram “agilistas” (o que deu origem a diferentes cargos e posições), pois acreditam e seguem os princípios descritos no Manifesto Ágil, uma declaração global de 17 pessoas de diferentes lugares do mundo:

No exemplo acima, perceba que as 4 definições chave podem influenciar diretamente a cultura de uma empresa onde utiliza-se princípios de agilidade. Se as pessoas se dizem ágeis (no sentido no que se espera de um agilista), e não seguem esses princípios, não estão sendo coerentes com elas mesmas.

7 Recomendações sobre este conteúdo que todo Líder precisa saber:

1. Para o líder conhecer a visão e as diretrizes a serem seguidas na empresa, ele precisa conhecer as políticas. Cabe ao líder garantir que seus liderados também conheçam e sigam as políticas da empresa.
2. Para o líder saber as regras a serem cumpridas na organização, ele precisa conhecer as normas. Cabe ao líder garantir que seus liderados também conheçam e sigam as normas da empresa.
3. Para o líder compreender como as atividades são executadas na empresa, ele precisa conhecer os procedimentos descritos nos diferentes processos. Cabe ao líder garantir que seus liderados também conheçam e sigam os procedimentos da empresa.
4. Como os manifestos são formas de pensar (não são diretrizes, nem regras, nem procedimentos operacionais), o líder precisa estar atento se existe algum manifesto ao qual a organização segue ou adota formal ou informalmente. Isso pode ser determinante para o líder conseguir atingir os resultados esperados e não necessariamente estará escrito em qualquer manual da empresa.
5. Procedimentos para concluir atividades nem sempre estarão escritas. Quanto mais a forma de fazer estiver na cabeça de determinadas pessoas, mais a empresa estará dependente destas mesmas pessoas. Crie ativos para empresa descrevendo os processos e procedimentos ou compartilhe o conhecimento entre outras pessoas. Como líder, nunca fique dependente de apenas uma pessoa para alguma coisa.
6. Toda liderança precisa conhecer e seguir as políticas e normas da empresa. Caso não o faça, além de ser prejudicial a si próprio e aos demais, não estará dando o exemplo e inspirando seus liderados a fazer o que precisa ser feito da forma correta.
7. Para ter acesso às políticas e normas da empresa procure o RH ou a área administrativa da sua empresa. Para conhecer os procedimentos, procure compreender os processos formais ou informais que são seguidos na sua área.

Artigo #A040